Koniec z Excelem do BHP. Automatyczne przypomnienia, gotowe dokumenty, spokój przed PIP.

Program do ewidencji szkoleń BHP dla firm 10–200 pracowników i zewnętrznych specjalistów BHP. Każde stanowisko ma swój cykl — system pilnuje terminów za Ciebie.

Zapisz się na listę oczekujących — bezpłatnie

Dołącz do 127 firm i specjalistów BHP, którzy już czekają · Bez karty kredytowej

Czy to brzmi znajomo?

Większość firm prowadzi ewidencję szkoleń BHP w Excelu, teczkach papierowych lub… w głowie. Dopóki nie przyjdzie kontrola PIP.

Excel nie nadąża za rosnącą kadrą

Różne cykle szkoleń dla 6 kategorii stanowisk, ręczne obliczanie dat, arkusze na kilku komputerach, strach że coś przegapiłeś. Przy 30 pracownikach to jeszcze jakoś działa. Przy 80 — nie.

Kontrola PIP nie zapowiada się z góry

Kara do 30 000 PLN za brak dokumentacji (art. 283 KP). Przy wypadku — odpowiedzialność karna właściciela (art. 220 KK). Jedno przegapione szkolenie może kosztować więcej niż rok abonamentu.

Dokumenty rozrzucone wszędzie

Papierowe teczki, skany w folderach, Excel u HR, kopia u specjalisty BHP. Gdy PIP prosi o rejestr — zaczyna się szukanie.

Wszystko w jednym miejscu — zawsze aktualne

Trzy widoki które zastępują stos teczek i arkuszy Excel

1 Dashboard — pełna kontrola nad szkoleniami BHP

app.certflow.pl/dashboard
CertFlow
AK
47 aktualnych
3 wygasają w 30 dni
2 przeterminowane
Pracownik Data ważności Status
Jan Kowalski 15.03.2025 Przeterminowane
Anna Nowak 10.01.2028 OK
Piotr Wiśniewski 05.06.2027 OK
Maria Zając 20.04.2025 Za 32 dni
Tomasz Lewandowski 01.02.2030 OK
Katarzyna Wróbel 14.08.2025 Za 148 dni
Marek Dąbrowski 30.11.2025 Za 256 dni

2 Przypomnienie email — nigdy nie przegapisz terminu

← Wróć ☆ Oznacz 🗑 Usuń
Od: CertFlow <powiadomienia@certflow.pl>
Do: hr@firma-przykładowa.pl
Temat: ⚠️ Szkolenie BHP wygasa za 30 dni
Data: 19 marca 2026, 08:00
Przypomnienie o wygasającym szkoleniu BHP
Pracownik: Maria Zając Stanowisko: Spawacz Typ: Szkolenie roczne (prace szczególnie niebezpieczne) Wygasa: 20 kwietnia 2025 Pozostało: 30 dni
Oznacz jako zaplanowane ✓ Przejdź do profilu pracownika →

Następne przypomnienie: za 14 dni

Zarządzaj powiadomieniami · Wypisz się

Przypomnienia wysyłane automatycznie 90, 30 i 7 dni przed wygaśnięciem — do Ciebie i do Twojego klienta

3 Raport PDF — gotowy do okazania inspektorowi PIP

rejestr-bhp-2026-03-19.pdf
Gotowy do okazania inspektorowi PIP

Rejestr szkoleń BHP

Przykładowa Sp. z o.o.

NIP: 123-456-78-90

LOGO
FIRMY

Wygenerowano: 19 marca 2026 | CertFlow

Lp. Pracownik Stanowisko Szkolenie Ważne do Podpis
1 Jan Kowalski Operator maszyn Okresowe 15.03.2025 podpis
2 Anna Nowak Kier. zmiany Okresowe 10.01.2028 podpis
3 Piotr Wiśniewski Magazynier Okresowe 05.06.2027 podpis
4 Maria Zając Spawacz Roczne 20.04.2025 podpis
... ... ... ... ... ...
Dokument zgodny z rozporządzeniem MGiP z 27.07.2004 (Dz.U. z 2024 r., poz. 1327)
[Podpis pracodawcy] [Podpis spec. BHP]
Pobierz PDF

Co robi CertFlow

Oprogramowanie BHP dla firm, które zastępuje Excele, teczki i karteczki na monitorze.

Automatyczne cykle stanowiskowe

System zna różne okresy szkoleń: co rok (prace szczególnie niebezpieczne), co 3 lata (stanowiska robotnicze), co 5 lat (kierownicy), co 6 lat (administracja). Przypisz stanowisko — reszta jest automatyczna.

Przypomnienia 90/30/7 dni wcześniej

Email i SMS do Ciebie oraz opcjonalnie do pracodawcy. Szkolenia BHP terminy zawsze pod kontrolą. Nigdy więcej „zapomniałem".

Generowanie dokumentów

Karta szkolenia wstępnego BHP (zał. 2) i zaświadczenie o szkoleniu okresowym (zał. 3) zgodne z rozporządzeniem — PDF gotowy w 10 sekund.

Raport gotowości do kontroli PIP

Jeden klik — pełna lista kto jest aktualny, kto wygasa, kto jest przeterminowany. Kontrola PIP dokumentacja gotowa do pokazania inspektorowi.

Import z Excela w 5 minut

Wgraj istniejący rejestr szkoleń BHP z Excela lub CSV. Zacznij korzystać od razu, nie trać danych.

Wiele firm z jednego konta

Dla zewnętrznych specjalistów BHP: zarządzaj wszystkimi klientami z jednego panelu. Koniec z 30 zakładkami w Excelu.

CertFlow jest dla Ciebie, jeśli...

Właściciel firmy lub HR

  • Zatrudniasz 10–200 pracowników
  • BHP robisz „przy okazji" — nie masz etatu behapowca
  • Używasz Excela lub papierowych teczek do śledzenia certyfikatów pracowników
  • Boisz się kontroli PIP bo nie wiesz co tam dokładnie jest
  • Masz pracowników na różnych stanowiskach (różne cykle!)

Zewnętrzny specjalista BHP

  • Obsługujesz kilkanaście lub kilkadziesiąt firm jednocześnie
  • Zarządzasz szkoleniami setek pracowników z różnych firm
  • Tracisz czas na ręczne wysyłanie przypomnień do klientów
  • Używasz osobnych Exceli lub zakładek dla każdego klienta
  • Chcesz dać klientom wgląd w ich własną dokumentację
Brzmi znajomo? Zapisz się na listę

Polskie prawo wymaga dokumentacji. My o niej pamiętamy.

Nie musisz znać przepisów na pamięć. CertFlow pilnuje zgodności za Ciebie.

Art. 2373 Kodeksu pracy

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego szkolenia BHP. Obowiązek dotyczy KAŻDEGO pracownika, niezależnie od formy zatrudnienia.

Kara do 30 000 PLN

Inspektor Pracy (PIP) może nałożyć mandat za brak dokumentacji szkoleń BHP (art. 283 KP). Brak szkolenia przy wypadku to ryzyko odpowiedzialności karnej właściciela.

Przechowywanie przez 10 lat

Dokumentacja szkoleń BHP musi być archiwizowana 10 lat (pracownicy po 01.01.2019). Elektroniczna forma jest legalna od grudnia 2025 r. (nowelizacja rozporządzenia MGiP).

Bądź pierwszym który to dostanie

Zapisz się i dostań dostęp w pierwszej kolejności. Early adopters otrzymają 3 miesiące za darmo + dostęp do bety. Powiadomimy Cię jednym mailem gdy produkt będzie gotowy.

Nie spamujemy. Tylko jedno powiadomienie gdy produkt będzie gotowy.

Często zadawane pytania

Zależy od stanowiska. Pracownicy na stanowiskach robotniczych — co 3 lata (co rok przy pracach szczególnie niebezpiecznych). Pracodawcy i kierownicy — co 5 lat. Pracownicy inżynieryjno-techniczni — co 5 lat. Pracownicy administracyjno-biurowi — co 6 lat. Szkolenie wstępne (ogólne + stanowiskowe) jest wymagane przed dopuszczeniem do pracy każdego nowego pracownika.
Inspektor Pracy może nałożyć mandat karny do 30 000 PLN za naruszenie przepisów BHP (art. 283 § 1 Kodeksu pracy). W przypadku wypadku przy pracy z brakiem szkolenia — pracodawca może ponieść odpowiedzialność karną na podstawie art. 220 Kodeksu karnego (narażenie na bezpośrednie niebezpieczeństwo). Recydywiści mogą być skierowani do sądu z wnioskiem o grzywnę do 200 000 PLN.
Tak — od 12 grudnia 2025 r., po nowelizacji rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. (Dz.U. z 2024 r., poz. 1327). Pracodawcy mogą potwierdzać ukończenie instruktażu wstępnego elektronicznie, bez wymogu kwalifikowanego podpisu. Elektroniczna ewidencja szkoleń BHP jest w pełni zgodna z prawem.
Pracodawca jest zobowiązany przechowywać: kartę szkolenia wstępnego (zał. 2 do rozporządzenia), zaświadczenia o szkoleniach okresowych (zał. 3), dzienniki zajęć, listy obecności, protokoły egzaminów i rejestr wydanych zaświadczeń. Dokumenty wchodzą w skład akt osobowych pracownika.
Dokumentacja szkoleń BHP jest przechowywana przez okres zatrudnienia i archiwizowana po jego zakończeniu. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. — 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018 — 10 lub 50 lat (zależy od warunków). Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 r. — 50 lat.
System jest zaprojektowany dla firm od 10 do 200 pracowników oraz zewnętrznych specjalistów BHP obsługujących wielu klientów jednocześnie. W przeciwieństwie do innych rozwiązań, nie nakładamy sztucznych limitów na liczbę pracowników ani firm zarządzanych z jednego konta.